Miten sisäinen tutkinta toteutetaan onnistuneesti?

Sisäisellä tutkinnalla tarkoitetaan organisaatiossa ilmenneiden erilaisten väärinkäytösten sisäistä tutkintaa. Väärinkäytös voi liittyä organisaation liiketoimintaan (esim. rahan käsittelemiseen, lahjuksien ottamiseen, aseman väärinkäytöksiin), organisaatioon kohdistuvaan rikolliseen toimintaan (esim. organisaatiolta tai sen asiakkailta suora varastaminen), työsuhteisiin (esim. epäasiallinen käytös, häirintä tai liikesalaisuuksien vuotaminen) taikka organisaation yhteiskunnalliseen asemaan (esim. organisaation maineen suora tai epäsuora tahraaminen julkisuudessa).

Väärinkäytöstilanteessa organisaatiolle syntyy akuutti tarve asian sisäiseen selvittämiseen joko suoraan lain nojalla (esim. ilmoittajansuojalain tai työturvallisuuslain nojalla) tai muuten väärinkäytökseen liittyvien taloudellisten ja inhimillisten riskien minimoimiseksi. Yhteistä väärinkäytöstilanteille on tarve puuttua niihin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, mahdollisimman nopeasti sekä mahdollisimman tehokkaasti.

Paras tapa valmistautua väärinkäytöksiin on niiden ennaltaehkäiseminen. Tämä onnistuu luomalla yrityskulttuuri, jossa organisaation johto, työntekijät ja sidosryhmäkumppanit tietävät organisaation noudattamat arvot sekä yhteiset pelisäännöt. Tällä tavoin kaikille osapuolille on selvää, mitä organisaation työntekijänä tai sidosryhmän edustajana saa tehdä ja minkälaisesta toiminnasta puolestaan tulee ehdottomasti pidättäytyä. Usein varsinkin suuremmissa organisaatioissa tämä toteutetaan ottamalla käyttöön Code of Conduct -ohjeistus tai muu vastaava käytäntö, jonka avulla organisaation noudattamat yhteiskunnalliset ja sisäiset pelisäännöt tuodaan työntekijöiden ja sidosryhmien tietoon. Tämän lisäksi henkilöstön kouluttaminen aiheesta on erityisen tärkeää.

On kuitenkin realismia, että täydelliselläkään dokumentaatiolla ja koulutuksella ei voida välttää kaikkia väärinkäytöksiä, olivatpa ne sitten tahattomia tai tahallisia. Tämän johdosta organisaatiolla tulee olla valmiit käytännöt ja toimintatavat sisäisen tutkinnan järjestämisestä, kun sen aika jossain vaiheessa väistämättä koittaa. Ensimmäinen askel on henkilöstön sitouttaminen Code of Conduct -ohjeistukseen esimerkiksi työsopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Seuraavassa vaiheessa organisaation on syytä rakentaa riittävät ja toimivat ilmoituskanavat väärinkäytösten ilmoittamista varten. Ilmoituskanavan osalta on syytä määritellä, millaisia ilmoituksia kanavan kautta otetaan käsittelyyn, kuka asiasta päättää ja miten erilaiset väärinkäytökset jaetaan selvitettäväksi organisaation sisällä.

Organisaation on siis suositeltavaa laatia valmiit sisäisen tutkinnan käytännöt, jottei väärinkäytöksen havaitsemisen jälkeen kulu turhaa aikaa prosessin luomiseen kyseisessä aikakriittisessä tilanteessa. Tiivistäen tämä tarkoittaa asioiden oikeaa roolitusta sekä prosessikaavion rakentamista varmuuden varalle.

Nyrkkisääntö on, että kaikki tutkintaan liittyvä tulee dokumentoida, jotta mikään seikka ei jää yksittäisen henkilön muistin varaan. Kirjallisen dokumentaation näyttöarvo on myös huomattavasti suurempi henkilötodisteluun verrattuna. Dokumentaation laatiminen alkaa tutkimussuunnitelman laatimisella. Hyvin laaditulla tutkimussuunnitelmalla varmistetaan, että kaikille tutkimukseen osallistuville on selvää, kuka tutkii ja mitä tutkii. Tällä tavoin vältetään itse prosessiin liittyvien asioiden ratkaiseminen vasta niiden ilmaantuessa. Tutkimussuunnitelmassa myös määritellään tutkimuksen kohde sekä keinot, jolloin vältetään tutkinnan tarpeeton laajentuminen tai sen ajautuminen hakoteille sen etenemisen aikana.

Sisäisessä tutkinnassa on syytä dokumentoida sekä tutkimuksen eteneminen että sen tekeminen. Käytännössä tämä tarkoittaa erityisesti haastattelujen dokumentointia. Haastattelumuistiinpanot on myös syytä hyväksyttää haastateltavalla, jotta haastateltava ei voi myöhemmin väittää asioiden olevan kirjoitettu tai ymmärretty väärin. Yksi harkinnan arvoinen vaihtoehto on myös haastattelujen nauhoittaminen. Nauhoittamiseen liittyy sekä etuja että haittoja. Etuna voidaan pitää asioiden sanatarkkaa taltiointia. Haittana taas voidaan usein pitää mahdollista vapaan kertomuksen vaarantumista tai nauhoitteiden mahdollista manipulointia taikka levittämistä asiaan kuulumattomille tahoille.

Tärkein sisäiseen selvitykseen liittyvä dokumentti on sisäisen selvityksen raportti. Raportin tarkoituksena on nitoa kaikki dokumentaatio ja toimenpiteet yhteen ja tehdä selkeä johtopäätös tarpeellista jatkotoimista. Raportissa kuvataan syyt selvityksen tekemiseen, kuka asiaa on selvittänyt, miten asiaa on selvitetty ja millaista dokumentaatiota asiasta on kerätty ja saatu selvitettyä. Raportin tulee sisältää juridiseen viitekehykseen ja tutkinnassa selvinneisiin asioihin peilaavat johtopäätökset eli se, onko väärinkäytös tapahtunut, kenen toimesta se on tapahtunut, miten asiaan reagoidaan ja erityisesti se, miten asia korjataan. Usein korjaamiseen liittyvät suositukset valitettavasti unohtuvat raportista tai ovat kovin yleisluontoisia, vaikka on ensiarvoisen tärkeää, että samanlaisten väärinkäytösten uusiutuminen pyritään estämään tai että ainakin niihin voidaan jatkossa reagoida paremmin.

Sisäisen tutkinnan osapuolet on tarpeen tunnistaa heti prosessin alkuvaiheessa. Organisaatiossa tulee määritellä sisäisesti, kenen vastuulle erityyppisten väärinkäytösten selvittäminen kuuluu. Yleensä prosessinomistajana toimii organisaation Compliance Officer tai vastaava henkilö. Hänen ei luonnollisesti tarvitse itse toimia asian selvittäjänä, vaan tältä osin valinta voidaan tehdä vaikkapa sen mukaisesti, liittyykö väärinkäytös esimerkiksi suoraan ilmoittajansuojalakiin, työsuhteisiin tai Code of Conduct -ohjeistukseen. Suomessa selvittäjänä voi toimia myös organisaation ulkopuolinen taho, kuten kokenut asianajaja. Tästä kerromme lisää jäljempänä.

Keskeistä on myös määrittää henkilö, jolla on viimekätinen oikeus tehdä sisäistä selvitystä koskevat päätökset. Tällä tavoin vältetään tilanne, että vaikeassa ja usein nopeasti etenevässä tilanteessa asiassa ei saada tehtyä päätöstä. Tämä henkilö voi olla myös itse selvittäjä, mutta erityisesti ulkopuolista selvittäjää käytettäessä myös organisaation sisältä tulee nimetä selvityksestä vastaava edustaja.

Sisäisen tutkimuksen alussa määritetään selvityksen kohteet. On toki mahdollista, että selvityksen alussa ei vielä tiedetä epäiltyjä, jolloin tulee määritellä henkilöjoukko, josta tätä lähdetään selvittämään. Mikäli epäilty on jo selvillä, tulee myös määritellä mahdolliset muut epäillyt. Joissakin väärinkäytöksissä, esimerkiksi häirintätapauksissa, selvityksen osapuolena on myös häirinnän kohde. Lisäksi tulee määritellä mahdolliset ulkopuoliset henkilöt, jotka voivat tuoda selvitykseen lisäarvoa todistajina. On kuitenkin vältettävä tilannetta, jossa haastateltavien määrä kasvaa liian suureksi itse asiaan nähden. Samalla on toisaalta varottava, ettei relevantteja henkilöitä tai niin sanottuja ”epätoivottuja” henkilöitä rajata selvityksen ulkopuolelle. Erityisesti jälkimmäiseen kategoriaan kuuluvat henkilöt on syytä pitää selvityksessä mukana, jotta mahdolliset väitteet selvityksen puolueellisuudesta voidaan välttää.

Asianosaisten erilaiset oikeudet tulee huomioida prosessin aikana. Esimerkiksi epäillylle on syytä tuoda heti prosessin alussa ilmi hänen roolinsa epäiltynä ja siten tutkinnan kohteena. Vaikka tämä voi vaikuttaa henkilön halukkuuteen edesauttaa asian selvittämistä, tällä tavalla vältetään mahdolliset myöhemmät väitteet harhaanjohtamisesta, itsekriminointisuojasta tai selvityksen puolueellisuudesta. Mahdollisen uhrin osalta puolestaan on huomioitava hänen oikeutensa esimerkiksi saada tieto lopullisista toimenpiteistä, jotta hän voi arvioida näiden subjektiivista riittävyyttä omalta osaltaan.

Tietosuojanäkökohdat ovat keskeisiä. Mahdollinen uhri voi kokea tarvetta pitää henkilöllisyytensä salassa joko epäillyltä tai ylipäänsä kaikilta tutkintaan osallistujilta. Tämä on myös lähtökohtaisesti uhrin oikeus. Samalla uhrille on kuitenkin tuotava ilmi, että anonymiteetti saattaa estää asian selvittämisen tai jopa koko tutkinnan toteuttamisen. Lopullisen raportin osalta tulee huomioida, kenelle raportti tullaan jakamaan ja minkä sisältöisenä. Mikäli esimerkiksi epäiltyjä on useampia, ei kaikkia epäiltyjä koskevaa raporttia lähtökohtaisesti ole mitään syytä jakaa heille kaikille.

Sisäisessä tutkinnassa tulee myös laajemmin huomioida salassapitoseikat. Lähtökohta on, että sisäisen tarkastuksen suorittajalla on aina lopulta velvollisuus raportoida asiasta eteenpäin. Siten asianosaiselle ei välttämättä voida luvata täydellistä salassapitoa, vaan enemmänkin ”hienotunteisuutta”. Salassapidon osalta on myös tärkeää määritellä tiedottamiseen liittyvät asiat eli mitä tiedotetaan, missä muodossa tiedotetaan ja kenelle tiedotetaan. Asianosaisten osalta tämä usein tarkoittaa sitä, että päätetään, toteutetaanko tiedotus koko raportin vai tiivistelmän antamisella.

Yleisesti ottaen sisäinen tutkinta ei pysy koskaan täysin salassa. Tämän johdosta mahdolliseen asian vuotamiseen on syytä luoda pelisäännöt jo heti tutkinnan alkuvaiheessa. Kerrotaanko sisäisestä tutkinnasta esimerkiksi yhtiön sisällä, ja jos kerrotaan, niin missä laajuudessa? Riippuen epäillystä väärinkäyttötilanteesta on myös syytä arvioida, onko asiasta syytä kertoa yhtiön ulkopuolelle ja missä vaiheessa tai missä muodossa tämä tehdään.

Salassapitoon liittyy vahvasti myös kokonaisvaltaisen konfliktinhallinnan huomioiminen. Ensinnäkin asianosaisten osalta tulee miettiä jo valmiiksi heidän mahdolliset reaktionsa itse tutkinnan aloittamiseen ja lopullisiin johtopäätöksiin sekä se, miten näistä reaktioista johtuvat riskit voidaan minimoida. Konfliktinhallintaan liittyy myös sen määritteleminen, miten viestinnän osalta toimitaan tiedon mahdollisesti vuotaessa organisaation sisällä tai sen ulkopuolelle.

Miksi organisaation kannattaa antaa sisäinen selvitys asianajajan hoidettavaksi? Ensinnäkin sisäiset selvitykset tulevat eteen lähes aina yllättäen ja kiireellisesti, ja ne täytyy saada hoidettua mahdollisimman tehokkaasti. Organisaatio hyötyy tutkinnan ulkoistamisesta, koska se vähentää organisaation sisäistä resursointia. Ulkopuolisen selvittäjän käyttäminen myös lisää selvityksen puolueettomuutta, kun selvittäjällä ei ole minkäänlaista sidettä itse selvityksen kohteisiin.

Asianajajalla on luonnollisesti selvitykseen vaadittava juridinen osaaminen, jolloin sekä selvitys että myös johtopäätökset tehdään juridisesti oikein perustein. Lisäksi asianajaja tuo sisäiseen selvitykseen oman kokemuksensa sekä prosessinjohtokykynsä. Sisäisessä selvityksessä joudutaan usein keräämään laajasti materiaalia, kuulemaan monia tahoja sekä mahdollisesti käyttämään muita ulkopuolisia asiantuntijoita. Asianajaja johtaa selvittäjänä koko prosessia, jolloin organisaation ei tarvitse käyttää asiaan omia resurssejaan.

Keskeisin organisaation saavuttama hyöty on siinä, että asianajajan käyttäminen muodostaa selvitykseen asianajajan ja asiakkaan välisen lakisääteisen asianajosalaisuuden. Tällä on merkitystä erityisesti silloin, mikäli itse tutkinta myöhemmin osoittautuu riitaiseksi tai tutkinnan kohteet muuten riitautuvat organisaation kanssa. Tällöin henkilö voi pyrkiä käyttämään tutkintaraporttia tai muuta tutkintaa koskevaa dokumentaatiota organisaatiota vastaan. Jos tutkinnan on suorittanut asianajaja, raportti ja kaikki tutkintaan liittyvä kirjeenvaihto ja dokumentaatio on suojattu asianajosalaisuudella. Näin ollen organisaatiolla ei esimerkiksi ole velvollisuutta antaa raporttia tuomioistuinprosessin todisteeksi.

Nykyään voi käydä myös niin, että selvityksen eri osapuolet tuovat prosessiin mukaan omat avustajansa. Tällöin lienee selvää, että organisaation on syytä antaa vastuu sisäisen tutkinnan asianmukaisesta ja puolueettomasta toteuttamisesta kokeneen asianajajan kannettavaksi.